Etapy i czynności związane z przygotowaniem inwentaryzacji

Zanim jednostki prowadzące księgi rachunkowe przystąpią do sporządzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, są zobowiązane m.in. ustalić stan aktywów i pasywów za pomocą inwentaryzacji. Jej celem jest m.in. sprawdzenie, czy dane wynikające z ksiąg rachunkowych odpowiadają rzeczywistemu stanowi składników majątku i źródeł ich finansowania.

Warunkiem prawidłowo wykonanej inwentaryzacji jest odpowiednie przygotowanie się do niej. Na proces ten składa się kilka czynności. Przy czym zakres prac przygotowawczych może być różny i zależy od wielkości danego podmiotu oraz różnorodności posiadanych przez niego zasobów majątkowych. Niemniej można wyróżnić pewne czynności, które są wspólne dla różnych jednostek. Pierwszą z nich jest wydanie przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Należy w nim określić m.in. przedmiot i metodę inwentaryzacji, a także terminy jej dokonania, w tym datę ustalenia stanu faktycznego (tj. datę na którą przeprowadza się inwentaryzację) oraz datę rozpoczęcia i zakończenia prac inwentaryzacyjnych.

Następnie powoływana jest komisja inwentaryzacyjna oraz zespoły spisowe. Do zadań komisji inwentaryzacyjnej należy zorganizowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury oraz jego przeprowadzenie, a w dalszym etapie wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Członkami komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych powinny być osoby kompetentne i bezstronne, którym dobrze jest znana gospodarka magazynowa, posiadające wiedzę i umiejętności m.in. z przedmiotu i techniki spisu z natury, zasad dokumentowania jego wyników oraz oceny przydatności zapasów.

Kolejnym krokiem jest wyznaczenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury oraz opracowanie dokumentacji związanej z jego przebiegiem (np. harmonogramu inwentaryzacji). W dalszym etapie komisja inwentaryzacyjna określa rejony i pola spisowe. Przygotowując je do spisu, bierze się pod uwagę rodzaj, wielkość i sposób pomiaru zapasów składowanych w określonych miejscach. Następnie trzeba uporządkować zapasy, np. poprzez ich posegregowanie według asortymentów czy nadanie im czytelnych oznaczeń umożliwiających ich identyfikację.

Na zakończenie przeprowadza się szkolenie osób dokonujących spisu w zakresie wypełniania dokumentacji inwentaryzacyjnej. Spisujących należy wyposażyć w zalegalizowane urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe i przybory piśmienne.