Nasza firma zatrudniła na podstawie umowy o pracę obywatela Ukrainy.

1) Z jakim identyfikatorem podatkowym należy go rozliczać w urzędzie skarbowym, a z jakim w ZUS?

Płatnik podatków ma obowiązek podawać identyfikator podatkowy podatnika na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych. Stanowi tak art. 11 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2017 r. poz. 869).

Identyfikatorem podatkowym osoby fizycznej jest NIP albo PESEL. PESEL przypisuje się osobom objętym rejestrem PESEL, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT oraz nie są płatnikami podatków lub składek ZUS. Kryteria te muszą być spełnione łącznie. Pozostałe osoby będące podatnikami, płatnikami podatków lub płatnikami składek ubezpieczeniowych muszą posiadać NIP.

Obcokrajowiec objęty rejestrem PESEL posługuje się numerem PESEL, jeżeli spełnia opisane wymogi uprawniające do stosowania tego identyfikatora podatkowego. W innym przypadku musi mieć NIP. Obcokrajowiec uzyskuje NIP na podstawie zgłoszenia identyfikacyjnego sporządzonego na formularzu NIP-7. Można je złożyć w formie papierowej lub przez internet (przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Obowiązek złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego spoczywa na obcokrajowcu. Pracodawca nie występuje w imieniu pracownika o nadanie mu NIP, ale – chociażby ze względu na barierę językową – może pomóc mu wypełnić NIP-7.

Druk NIP-7 dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Zgłoszenia identyfikacyjne (NIP).

Z kolei we wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi składanymi w ZUS, w przypadku osób ubezpieczonych (np. pracowników), płatnicy powinni podawać ich numer PESEL. W sytuacji gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru, płatnik powinien podawać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu osoby ubezpieczonej. Obowiązek podawania takich identyfikatorów numerycznych wynika z art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778). Również w raportach sporządzanych za osoby ubezpieczone i przekazywanych co miesiąc do ZUS (tj. ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) płatnik w pierwszej kolejności powinien podawać numer PESEL ubezpieczonego. Tylko jeśli ubezpieczonemu nie nadano tego numeru, należy podawać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

W dokumentach sporządzanych za ubezpieczonego do ZUS w ogóle nie należy podawać jego NIP.

2) W jaki sposób w druku ZUS ZUA należy wpisać jego ukraiński adres zameldowania?

Zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń w ZUS pracodawca powinien dokonać w ciągu 7 dni, licząc od momentu zatrudnienia. Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu pracownika podaje się w bloku XI. formularza ZUS ZUA. W przypadku adresu zagranicznego pracodawca nie wypełnia w tym bloku pól: 01. i 03. dotyczących odpowiednio kodu pocztowego oraz nazwy gminy/dzielnicy. Nazwę ulicy powinien podać w polu 04., z tym, że jeśli w adresie nie występuje nazwa ulicy, pole to pozostawia się puste. Następnie w polu 05. podaje się numer domu. Jeśli numer ten jest łamany, to należy go wpisać oddzielając numery pochyłą kreską (np. 12/5), a jeśli w numerze występuje litera – wpisuje się ją literą drukowaną, bez żadnej przerwy (np. 4C). Numer lokalu wpisuje się w polu 06., a w polu 07. – numer telefonu pracownika. Jeśli – tak jak w omawianym przypadku – adres pracownika jest inny niż polski, należy dodatkowo w polu 08. wpisać 2-literowy symbol państwa (w przypadku Ukrainy – UA) oraz zagraniczny kod pocztowy.

Gdyby pracownik posiadał adres zamieszkania inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu (wskazany w bloku XI.), wówczas pracodawca podaje go w bloku XII. druku ZUS ZUA.