Przygotowanie do inwentaryzacji rocznej

Do najważniejszych prac, które należy przeprowadzić przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego, należy m.in. ustalenie i sprawdzenie stanu aktywów i pasywów za pomocą inwentaryzacji. Dokonuje się jej w celu sprawdzenia, czy dane pochodzące z ewidencji księgowej odpowiadają rzeczywistości. Przeprowadzenie inwentaryzacji jest niezbędnym warunkiem prawidłowego sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Dlaczego przeprowadza się inwentaryzację?

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika wprost z ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 4 ust. 3tej ustawy rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Jednostki są ponadto zobligowane do prezentowania w sposób rzetelny i jasny swojej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (por. art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Dane ujawnione w sprawozdaniu finansowym mogą zostać uznane za wiarygodne dopiero po potwierdzeniu stanu poszczególnych składników majątku oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu wynikłych różnic inwentaryzacyjnych.

Terminy oraz metody przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów zostały określone w rozdziale 3 „Inwentaryzacja” ustawy o rachunkowości. Przepisy tej ustawy nie regulują jednak techniki przeprowadzania inwentaryzacji. W związku z tym w gestii każdego podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe leży wypracowanie wewnętrznych uregulowań w zakresie inwentaryzacji, które uwzględniają wielkość jednostki, jej specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów. Przygotowując się do inwentaryzacji (a także w dalszym etapie przeprowadzając ją), można korzystać ze wskazówek zawartych w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Wprawdzie dotyczy on tylko inwentaryzacji zapasów, jednak wytyczne z niego wynikające można również odnieść do inwentaryzacji innych składników majątkowych.

Treść stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji dostępna jest w serwisiewww.przepisy.gofin.pl, w dziale Rachunkowość.

Cel i metody inwentaryzacji

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki, co warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego (por. pkt 2 stanowiska w sprawie inwentaryzacji). Do zadań inwentaryzacji należą także:

a) ocena zgodności stanów rzeczywistych uzyskanych podczas inwentaryzacji ze stanem wykazanym w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki),

b) wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym stworzenie podstaw do rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im składniki,

c) ocena stanu jakościowego i gospodarczej przydatności składników aktywów; gdy przykładowo składniki aktywów trwałych, zapasów oraz należności utraciły swą wartość, to aktualizuje się je poprzez dokonanie odpisów aktualizujących,

d) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zapasami.

W zależności od charakteru składnika majątku wyróżnić można trzy metody inwentaryzacji – spis z natury, potwierdzenie sald oraz weryfikację.

Termin przeprowadzania inwentaryzacji

Na mocyart. 26 ust. 1ustawy o rachunkowości inwentaryzacji dokonuje się, co do zasady, na ostatni dzień roku obrotowego. Ustawodawca dopuścił jednak, aby rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników majątku, np. materiałów, towarów i produktów gotowych objętych ewidencją ilościowo-wartościową, mogło nastąpić na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15. dnia następnego roku (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości). To oznacza, że prace inwentaryzacyjne w jednostkach, które jako rok obrotowy przyjęły rok kalendarzowy, rozpocząć się mogą 1 października danego roku i trwać do 15 stycznia roku następnego. W takim przypadku ustalenie stanu powinno nastąpić poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Przykładowo przy inwentaryzacji drogą spisu z natury wybiera się taki termin przeprowadzenia spisu, który umożliwi uzgodnienie wyników spisu z danymi w ewidencji księgowej. Wskazane jest, aby jako datę spisu przyjmować ostatni dzień miesiąca (np. 31 października, 30 listopada), gdyż zazwyczaj na ten dzień zapisy księgowe uwzględniają wszystkie przychody i rozchody składników majątku podlegających spisowi. Maleje wówczas ryzyko, że błędem są obarczone obroty, o które koryguje się stan zapasu ustalony drogą spisu z natury.

Etapy przygotowania inwentaryzacji

Abyinwentaryzacjamogła być właściwie przeprowadzona, należy się do niej odpowiednio przygotować. Proces przygotowania inwentaryzacji może obejmować m.in. następujące czynności:

1) wydanie zarządzenia przez kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,

2) powołanie przez kierownika jednostki komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych przeprowadzających inwentaryzację,

3) określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury,

4) sporządzenie dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji, w tym m.in. regulacji wewnętrznych bieżących i stałych, planu sytuacyjnego, harmonogramu inwentaryzacji oraz instrukcji inwentaryzacyjnej,

5) przygotowanie do inwentaryzacji pól spisowych oraz aktywów (chodzi tu m.in. o uporządkowanie składników majątku podlegających spisowi; w celu sprawnego przebiegu spisu składniki te powinny być posegregowane oraz odpowiednio oznaczone),

6) przeprowadzenie instruktażu (szkolenia) osób dokonujących inwentaryzacji.

Odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji ponosi kierownik danej jednostki.

Zakres prac składających się na przygotowanie do inwentaryzacji może być różny i zależy od wielkości jednostki oraz różnorodności posiadanych przez nią zasobów majątkowych. W przypadku inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury przygotowania – w oparciu o pkt 39 stanowiska w sprawie inwentaryzacji – obejmują:

a) jednoznaczne określenie w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury przedmiotu, daty i czasu trwania spisu,

b) wyznaczenie przez komisję inwentaryzacyjną pól spisowych i upewnienie się, że są wyposażone w zalegalizowane urządzenia pomiarowe,

c) określenie, na mocy decyzji kierownika jednostki, wykonawców czynności spisowych,

d) zapewnienie wyposażenia spisujących w urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe, przybory piśmienne itp.,

e) zapewnienie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej nadzoru nad poprawnym przebiegiem spisu i jego terminową realizacją.

Komisja inwentaryzacyjna i zespoły spisowe

Kierownik jednostki powołuje stałą albo do wykonania określonego zadania komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego. Następuje to również wtedy, gdy przeprowadzenie spisu z natury powierzono podmiotowi zewnętrznemu w ramach tzw. outsourcingu. W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy). Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest m.in. zorganizowanie inwentaryzacji, jej przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia. Czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołane przez kierownika jednostki – na jej wniosek – zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej (por. pkt 19-20 stanowiska w sprawie inwentaryzacji).

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wyznacza spośród jej członków jednego lub więcej kontrolerów spisowych. Ich zadaniem jest nadzór nad rzetelnym i poprawnym wykonywaniem czynności spisowych i udział w pomiarach szacunkowych.

Członkami komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych powinny być osoby, które znają przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym zasady przeprowadzania spisu z natury. Wymagane jest, aby posiadali oni wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników czy oceny przydatności zapasów.

W praktyce w skład zespołu spisowego wchodzą co najmniej 2 osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół. W jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób. Zgodnie z pkt 24 stanowiska w sprawie inwentaryzacji, członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

a) odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,

b) prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,

c) niebędące w stanie – z innych względów – zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.