Sposoby na sprawdzenie wiarygodności podatkowej kontrahenta

Sposoby na sprawdzenie wiarygodności podatkowej kontrahenta

1/Weryfikacja NIP podatnika

Podstawowym elementem potwierdzającym, że firma została zarejestrowana, jest posiadanie przez nią NIP.

Podatnik może mieć tylko jeden NIP. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje więc jednokrotnie. Zasada ta obowiązuje bez względu na rodzaj i liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę i rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę posiadanych przedsiębiorstw. NIP nie jest, co do zasady, przedmiotem sukcesji. NIP nadany podatnikowi przechodzi na następcę prawnego tylko w przypadku przekształcenia: przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa, przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy, spółki cywilnej w spółkę handlową, spółki handlowej w inną spółkę handlową, stowarzyszenia zwykłego w stowarzyszenie. Przedsiębiorca ma obowiązek posługiwać się NIP w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych: wpisywać na dokumentach oraz podawać na żądanie określonych podmiotów, m.in. stron czynności cywilnoprawnych.

To, czy kontrahent podał prawidłowy (istniejący) NIP, bez problemu można sprawdzić w wyszukiwarkach ogólnie dostępnych w internecie. Oficjalne potwierdzenie można natomiast uzyskać w formie informacji wydanej przez urząd skarbowy. Zakłada to art. 13 ust. 3 pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Informację o NIP podatnika uzyskuje się bez jego zgody. NIP nie jest bowiem objęty tajemnicą skarbową.

Wniosek o wydanie informacji należy sporządzić w dwóch egzemplarzach na druku oznaczonym symbolem NIP-5/W. Wypełniając formularz, trzeba zwrócić uwagę, aby wszystkie nazwy podać w pełnym brzmieniu, bez stosowania własnych skrótów. Wniosek można złożyć w urzędzie skarbowym lub wysłać na jego adres za pośrednictwem operatora pocztowego. Istnieje również możliwość przesłania wniosku przez konto na Portalu Podatkowym.

W odpowiedzi na wniosek organ podatkowy zwraca jeden jego egzemplarz jako informację w zakresie NIP. Podaje w nim NIP podmiotu wskazanego przez wnioskodawcę albo odmawia udzielenia takiej informacji ze względu na brak wystarczających danych o tym podmiocie, albo informuje o nienadaniu mu NIP.

Druk NIP-5/W dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Zgłoszenia identyfikacyjne (NIP).

Wystawienie informacji o nadaniu NIP podlega opłacie skarbowej. Wynosi ona 21 zł. Potwierdza to zapis w poz. 23a części I załącznika do ustawy o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1827 ze zm.), zawierającego wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki tej opłaty oraz zwolnienia.

Podatnicy mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych na żądanie:

–	organów administracji rządowej i samorządowej,
–	organów Krajowej Administracji Skarbowej,
–	przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli,
–	banków i SKOK-ów,
–	stron czynności cywilnoprawnych,
–	płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.

2/Potwierdzenie numeru VAT UE

Odpowiedź na wniosek

Przedsiębiorca, który chce współpracować z zagranicznymi kontrahentami na terenie UE, powinien sprawdzić, czy są oni zarejestrowani jako podatnicy VAT (posiadają numer VAT UE).

W UE funkcjonuje system informatyczny VIES. Umożliwia on państwom członkowskim wymianę informacji o dokonywanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Zapewnia również dostęp do bazy danych numerów identyfikacyjnych podatników VAT, stosowanych w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Zgodnie z art. 97 ust. 17 ustawy o VAT, naczelnik urzędu skarbowego lub wyznaczona przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych jednostka organizacyjna, na wniosek zainteresowanego, potwierdza zidentyfikowanie określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju albo informuje o braku takiego potwierdzenia. Wniosek taki składa się na piśmie, faksem, telefonicznie albo pocztą elektroniczną.

Jako jednostkę organizacyjną do celów dokonywania potwierdzenia zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju oraz informowania o braku takiego potwierdzenia wyznaczono Izbę Administracji Skarbowej w Poznaniu. Tak wynika z rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie wyznaczenia jednostki organizacyjnej do celów dokonywania potwierdzenia zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju oraz informowania o braku takiego potwierdzenia (Dz. U. z 2017 r. poz. 434).

Wnioski dotyczące potwierdzania numerów identyfikacyjnych VAT unijnych kontrahentów można składać:

drogą pocztową na adres: Biuro Wymiany Informacji Podatkowych w Koninie, ul. Poznańska 46, 62-510 Konin,
faksem: (063) 240 19 89,
e-mailem: numery.vat@mofnet.gov.pl,
telefonicznie za pośrednictwem infolinii Krajowej Informacji Skarbowej – z telefonu stacjonarnego: 801 055 055 lub z komórkowego: (22) 330 03 30.

Wnioski można także kierować do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Wyszukiwarka numerów

Ministerstwo Finansów zamieściło na swojej stronie internetowej (www.finanse.mf.gov.pl) wyszukiwarkę: „Potwierdzanie numeru VAT UE (VIES)”. Jest ona odesłaniem do strony internetowej Komisji Europejskiej (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies), na której można potwierdzać numery identyfikacyjne VAT swoich kontrahentów z państw członkowskich UE.

Strona internetowa Komisji Europejskiej jest systemem przetwarzającym dane w czasie rzeczywistym, który sprawdza aktywność numerów VAT w bazach danych utrzymywanych przez państwa członkowskie. Weryfikacja polega na połączeniu się z krajowym rejestrem podatników VAT w wybranym państwie członkowskim. Do celów weryfikacji zapytanie skierowane do bazy danych jest przesyłane za pośrednictwem bezpiecznej usługi Intranetu łączącego krajowe administracje podatkowe, a odpowiedź jest odsyłana w ciągu kilku sekund. Informacje dostępne na stronie internetowej Komisji Europejskiej są dla organów podatkowych dowodem potwierdzającym ważność numeru VAT UE (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 16 listopada 2016 r., nr ITPP3/4512-419/16-1/AP).

Podmiot spoza Unii Europejskiej

Dla określenia statusu podatkowego podmiotów spoza UE pomocne mogą okazać się przepisy unijnego rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011. Zgodnie z art. 18 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego w przypadku usługobiorcy nieprowadzącego działalności gospodarczej na terytorium Wspólnoty można uznać, że ma on status podatnika, jeśli:

usługodawca uzyska od usługobiorcy zaświadczenie wydane przez właściwe organy podatkowe, potwierdzające, że usługobiorca prowadzi działalność gospodarczą (w tym celu można posłużyć się wzorem zaświadczenia stosowanym na potrzeby ubiegania się o zwrot podatku VAT przez podatników niemających siedziby we Wspólnocie),
w sytuacji gdy usługodawca nie dysponuje takim zaświadczeniem – posiada numer VAT lub podobny numer nadany w państwie siedziby usługobiorcy, bądź też inny dowód na to, że usługobiorca jest podatnikiem, i dokona weryfikacji rzetelności tych dowodów za pomocą zwykłych, handlowych środków bezpieczeństwa.

Należy jednak pamiętać, że ciężar udowodnienia, iż kontrahent jest podatnikiem, spoczywa na usługodawcy. Jeśli nabywca nie podał swojego numeru identyfikacyjnego, sprzedawca może sprawdzić dodatkowo, czy firma ta ma swoją stronę internetową, na której znajdują się informacje o profilu prowadzonej działalności, dane adresowe i numery identyfikacji podatkowej.

3/ Sprawdzenie kontrahenta dla celów VAT

Niekiedy niezbędne jest sprawdzenie, czy kontrahent posiada status czynnego podatnika VAT. Można to zrobić na kilka sposobów.

Szybko i bezpłatnie można sprawdzić status podatnika za pomocą udostępnionej na Portalu Podatkowym wyszukiwarki „Sprawdzenie statusu podmiotu w VAT”. Wystarczy wpisać w niej NIP sprawdzanego kontrahenta. W odpowiedzi uzyskuje się komunikat, że jest on czynnym podatnikiem VAT, nie jest czynnym podatnikiem VAT albo jest zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony. Status podatkowy danego podmiotu można potwierdzić zaświadczeniem wystawianym przez urząd skarbowy. O jego wydanie może wystąpić zarówno podatnik, jak i osoba mająca w tym interes prawny. Zaświadczenie podlega opłacie skarbowej w wysokości 21 zł. Powinno być ono wystawione w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Ministerstwo Finansów, chcąc jeszcze bardziej ułatwić weryfikację informacji o kontrahentach, udostępnia również wykaz podmiotów, które nie zostały zarejestrowane jako podatnicy VAT, zostały wykreślone z rejestru lub których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona (patrz pkt 4 dodatku).

Przedstawiciel Ministerstwa Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską nr 14059/2017 wyjaśnił, że aby uchronić się przed uczestniczeniem w mechanizmach mających na celu wyłudzenia podatku VAT, warto zweryfikować potencjalnego kontrahenta także pod innymi względami. Można sprawdzić, czy ma on swoją stronę internetową, czy jego adres pocztowy jest prawdziwy, czy posiada wymagane prawem koncesje i zezwolenia. Można poprosić o przedłożenie kopii zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach. Należy zachować rozwagę, gdy propozycja zawarcia transakcji dotyczy handlu towarami stanowiącymi podwyższone ryzyko, np. złomem, elektroniką, telefonami czy kartami telefonicznymi. Ostrożność jest także wskazana, gdy ktoś zaproponuje tzw. dobry interes z kontrahentami z UE, szczególnie dotyczący zakupu lub sprzedaży towaru spoza zakresu działalności danego przedsiębiorcy. Warto zadbać o to, aby każda umowa o współpracę z dostawcą została sformalizowana na piśmie, a kontrahent pisemnie zobowiązał się, iż towar nie pochodzi z przestępstwa i nie był przedmiotem obrotu w ramach karuzeli podatkowej oraz że kontrahent nie uczestniczy w oszustwie podatkowym. Warto zażądać dołączenia do faktury specyfikacji dostarczanych towarów ze wskazaniem w niej indywidualnego (seryjnego) numeru fabrycznego każdego dostarczanego produktu, a następnie sprawdzić, czy produkt jest zgodny ze specyfikacją. Przedstawiciel Ministerstwa Finansów podkreślił, że sam fakt dokonania weryfikacji w ewidencji działalności, rejestrze podatników VAT, bazie REGON nie zwalnia przedsiębiorcy od ewentualnych negatywnych następstw wynikających z nieuczciwości kontrahenta, jednakże wskazuje na chęć dochowania przez niego należytej staranności. Każdy przypadek – w zależności od rodzaju transakcji i stopnia jej skomplikowania – musi podlegać indywidualnej analizie, która pozwoli podjąć decyzję o ewentualnej współpracy z kontrahentem.

3/Wykazy podatników niezarejestrowanych, wykreślonych lub przywróconych do rejestru VAT

Nowa baza

Upublicznienie wykazów podmiotów niezarejestrowanych, wykreślonych lub przywróconych do rejestru VAT jest efektem wejścia w życie tzw. ustawy o STIR, tj. ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania wykorzystywaniu sektora finansowego do wyłudzeń skarbowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2491). Bazy funkcjonują od 13 stycznia 2018 r.

Wykazy prowadzi w formie elektronicznej Szef KAS. Dotyczą one podmiotów:

w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji (zgodnie z art. 96 ust. 4a ustawy o VAT) albo które zostały wykreślone przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru jako podatnicy VAT (zgodnie z art. 96 ust. 9 lub 9a ustawy o VAT),
których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Cel zmian

Utworzenie wspomnianych wykazów stanowi dopełnienie obowiązujących od 1 stycznia 2017 r. zmian w ustawie o VAT mających na celu poprawę ściągalności VAT. Przepisy te umożliwiają wykreślenie z urzędu z rejestru podatników VAT m.in. w przypadku braku kontaktu z podatnikiem, podania w zgłoszeniu rejestracyjnym danych niezgodnych z prawdą lub niestawiania się na wezwania organów podatkowych (patrz ramka). Upublicznienie danych takich podmiotów ma przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Rozwiązanie to powinno ułatwić zweryfikowanie rzetelności działania aktualnych i potencjalnych kontrahentów, a także pozwoli wyeliminować z rynku podstawione firmy oszukujące uczciwych przedsiębiorców. Możliwość korzystania z informacji publikowanych w wykazach ogranicza ryzyko nieświadomego udziału w karuzelach VAT.

Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu ustawy o STIR wprowadzającej omawiane rozwiązanie zwróciło uwagę, że w wykazach, oprócz danych przedsiębiorcy, są prezentowane także dane identyfikacyjne osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu, prokurentów oraz wspólników. W połączeniu z podawaną do publicznej wiadomości podstawą prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru uczciwi przedsiębiorcy mogą łatwiej niż wcześniej ustalić osoby niewzbudzające zaufania w kontaktach biznesowych. W dłuższej perspektywie pozwoli to wyeliminować z rynku nieuczciwych kontrahentów oraz osoby występujące w ich imieniu. Wykaz podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona, ma natomiast ułatwić sprawną identyfikację kontrahentów, którzy zostali niezasadnie (omyłkowo) wykreśleni lub spełniali przesłanki do ich wykreślenia, lecz wykazali, że faktycznie prowadzą działalność gospodarczą.

Podanie wykazów do publicznej wiadomości nie narusza przepisów o tajemnicy skarbowej.

Zasady działania

Wykazy dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: https://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/wykaz-podmiotow-niezarejestrowanych-oraz-wykreslonych-i-przywroconych-do-rejestru-vat. Wyszukiwanie w tej bazie jest możliwe po podaniu NIP lub nazwy/imienia i nazwiska sprawdzanego podatnika. Trzeba ponadto zaznaczyć jedno z dwóch pól: „wykaz podatników niezarejestrowanych lub wykreślonych” albo „wykaz podatników przywróconych”, a także podać wynik prostego działania matematycznego w celach weryfikacyjnych.

Jeżeli podatnik nie figuruje w sprawdzanym wykazie, pojawi się komunikat: „W wykazie nie odszukano podmiotu według wskazanych kryteriów”. Wyniki wyszukiwania zawierają natomiast następujące dane podmiotu znajdującego się w wykazie:

1) firmę (nazwę) lub imię i nazwisko,

2) numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany,

3) numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany,

4) numer PESEL, o ile podmiot go posiada,

5) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,

6) adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,

7) adres głównego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu głównego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej,

8) imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,

9) imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL,

10) imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego NIP lub numer PESEL,

11) daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,

12) podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.

Wykazy w zakresie podatników wykreślonych z rejestru VAT w związku z zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy, nie zawierają informacji o numerze PESEL (zgodnie z art. 96b ust. 4 ustawy o VAT). Należy pamiętać, że informacje prezentowane w wyszukiwarce nie mają mocy dokumentu urzędowego.

Szef KAS wykreśla podmiot z wykazu po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym podmiot został umieszczony w wykazie. Stanowi o tym art. 96b ust. 7 ustawy o VAT.

Przesłanki niezarejestrowania, wykreślenia lub przywrócenia podatnika do rejestru VAT

»	Przesłanki niedokonania rejestracji podmiotu jako podatnika VAT:
	1)	dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą (art. 96 ust. 4a pkt 1 ustawy o VAT),
	2)	podmiot wskazany w zgłoszeniu rejestracyjnym nie istnieje (art. 96 ust. 4a pkt 2 ustawy o VAT),
	3)	nie ma możliwości skontaktowania się ze zgłaszanym podmiotem albo jego pełnomocnikiem mimo podjęcia udokumentowanych prób (art. 96 ust. 4a pkt 3 ustawy o VAT),
	4)	podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego (art. 96 ust. 4a pkt 4 ustawy o VAT),
	5)	z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków lub SKOK-ów do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi, przy czym chodzi o informacje od właściwych organów oparte na algorytmach określania prawdopodobieństwa prowadzenia nieuczciwej działalności (art. 96 ust. 4a pkt 5 ustawy o VAT).
»	Przesłanki wykreślenia podatnika z rejestru podatników VAT:
	1)	podatnik nie istnieje (art. 96 ust. 9 pkt 1 ustawy o VAT),
	2)	nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem albo jego pełnomocnikiem, mimo podjęcia udokumentowanych prób (art. 96 ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT),
	3)	dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym okażą się niezgodne z prawdą (art. 96 ust. 9 pkt 3 ustawy o VAT),
	4)	podatnik albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa KAS (art. 96 ust. 9 pkt 4 ustawy o VAT),
	5)	posiadane informacje wskazują na prowadzenie przez podatnika działań z zamiarem wykorzystania sektora bankowego do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi (art. 96 ust. 9 pkt 5 ustawy o VAT),
	6)	podatnik zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej (art. 96 ust. 9a pkt 1 ustawy o VAT),
	7)	podatnik, będąc zobowiązanym do złożenia deklaracji, o której mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3ustawy o VAT, nie złożył takich deklaracji za 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały (art. 96 ust. 9a pkt 2 ustawy o VAT),
	8)	podatnik składał przez 6 kolejnych miesięcy lub 2 kolejne kwartały deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1, 2 lub 3 ustawy o VAT, w których nie wykazał sprzedaży lub nabycia towarów lub usług z kwotami podatku do odliczenia (art. 96 ust. 9a pkt 3 ustawy o VAT),
	9)	podatnik wystawiał faktury lub faktury korygujące, dokumentujące czynności, które nie zostały dokonane (art. 96 ust. 9a pkt 4 ustawy o VAT),
	10)	podatnik, prowadząc działalność gospodarczą, wiedział lub miał uzasadnione podstawy do tego, aby przypuszczać, że dostawcy lub nabywcy biorący udział pośrednio lub bezpośrednio w dostawie tego samego towaru lub usługi uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu odniesienia korzyści majątkowej (art. 96 ust. 9a pkt 5 ustawy o VAT).
»	Przesłanki przywrócenia zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT:
	1)	podatnik, o którym mowa w art. 96 ust. 9 pkt 1-4 i ust. 9a pkt 2 ustawy o VAT, udowodni, że prowadzi opodatkowaną działalność gospodarczą oraz, w przypadku niezłożenia deklaracji, pomimo takiego obowiązku, niezwłocznie złoży brakujące deklaracje (art. 96 ust. 9h ustawy o VAT),
	2)	podatnik, o którym mowa w art. 96 ust. 9a pkt 4 ustawy o VAT, wykaże, że prowadzi działalność gospodarczą, a wystawienie faktury lub faktury korygującej dokumentującej niedokonane czynności było wynikiem pomyłki lub nastąpiło bez jego wiedzy (art. 96 ust. 9i ustawy o VAT),
	3)	podatnik, o którym mowa w art. 96 ust. 9 pkt 5 ustawy o VAT, udowodni, że prowadzone przez niego działania nie są realizowane z zamiarem wykorzystania sektora bankowego do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi albo wyjdą na jaw inne okoliczności lub dowody, z których wynikał brak tego zamiaru (art. 96 ust. 9j ustawy o VA

Sprawdź nas!

Masz pytanie ? Napisz!