Procedura wdrażania PPK

Podmioty zatrudniające zobowiązane są do wdrożenia pracowniczych planów kapitałowych (PPK). Moment objęcia przepisami ustawy o PPK uzależniony jest od ich stanu zatrudnienia na określony dzień. Zatem pierwszym krokiem będzie ustalenie stanu zatrudnienia w firmie na określony dzień, tj. 30 czerwca 2019 r., lub 31 grudnia 2019 r.

Stan zatrudnienia

W rozumieniu ustawy o PPK pojęcie osoby zatrudnionej różni się od pojęcia pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320). W wyliczeniach należy uwzględniać osoby, które zostały wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK. Przez osoby zatrudnione rozumie się osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym ze wskazanych w nim tytułów w RP w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266 ze zm.) będące:

a) pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy, z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, o których mowa w art. 11b ustawy o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1821), oraz młodocianych w rozumieniu art. 190 § 1 Kodeksu pracy,

b) osobami fizycznymi wykonującymi pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą (Dz. U. z 1976 r. nr 3, poz. 19 ze zm.),

c) członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,

d) osobami fizycznymi, które ukończyły 18. rok życia, wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145 ze zm.) stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

e) członkami rad nadzorczych wynagradzanymi z tytułu pełnienia tych funkcji,

f) osobami wskazanymi w punktach a)-d), przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Przygotowanie firmy na PPK

Pracodawca przygotowując się do wdrożenia PPK w firmie, powinien wybrać zespół i działy uczestniczące w tym procesie oraz rozpisać harmonogram poszczególnych prac. Na wdrożenie PPK przygotować trzeba w szczególności dział kadr. To na pracownikach tych działów spoczywać będą dodatkowe obowiązki związane z obsługą PPK, w tym przygotowanie raportów i zestawień. Pracodawca powinien zastanowić się nad nabyciem narzędzi informatycznych do ewidencjonowania, analizy, rozliczania składek i wynagrodzeń. Są to odpowiednio przystosowane programy kadrowe wraz z modułami zarządczymi, dzięki którym użytkownik jest w stanie zarządzać całym procesem obsługi PPK. Warto również zastanowić się nad szkoleniami dla pracowników.

Podmiot wdrażający w firmie PPK musi również pamiętać, że przystąpienie do tego systemu generować będzie dodatkowe wydatki. Podstawowa miesięczna wpłata do PPK za osoby zatrudnione (finansowana przez pracodawcę) ustalona została na poziomie 1,5% wynagrodzenia brutto.

Wybór instytucji zarządzającej

Jednym z najważniejszych działań jest wybór instytucji zarządzającej, która będzie gromadziła i inwestowała środki finansowe oszczędzane na rachunkach uczestników PPK.

Wyboru dokonać należy w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie zatrudniającym. Jeżeli w podmiocie zatrudniającym nie działa zakładowa organizacja związkowa, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym. W przypadku gdy na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający zobowiązany jest do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie, pracodawca samodzielnie wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK.

Ustawa o PPK wskazuje kryteria, którymi należy się kierować przy wyborze instytucji. Dokonać tego należy w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Pod uwagę należy także brać najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

Wybierać można spośród instytucji, które Komisja Nadzoru Finansowego dopuściła do prowadzenia PPK. Obecnie jest ich 20, a lista dostępna jest pod adresem: www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html.

Umowa o zarządzanie

Po wyborze instytucji trzeba zawrzeć z nią umowę o zarządzanie PPK. Umowa taka określa w szczególności:

• nazwę funduszy zdefiniowanej daty, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową,
   
• warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK,
   
• warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
   
• wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych,
   
• maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy,
   
• warunki i okres wypowiedzenia umowy,
   
• warunki dokonywania konwersji lub zamiany.

Umowa o prowadzenie PPK

W dalszej kolejności trzeba podpisać umowę o prowadzenie PPK. Jest to umowa, którą pracodawca zawiera w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Po zawarciu tych umów staną się oni uczestnikami PPK.

Zwolnieni z PPK

Ustawodawca przewidział, że PPK nie musi wdrażać mikroprzedsiębiorca, jeżeli wszystkie zatrudnione w firmie osoby złożą deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Jako mikroprzedsiębiorcę traktuje się tutaj przedsiębiorcę, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1292 ze zm.). Chodzi tu o przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z 2 ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
   
• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły w złotych równowartości 2 mln euro.

PPK nie musi też wdrażać osoba fizyczna, która zatrudnia w zakresie niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby. Chodzi tu np. o przypadki zatrudnienia niani dla dziecka, opiekuna dla osoby starszej czy osoby pomagającej w prowadzeniu domu.

Przepisy dotyczące PPK nie znajdują zastosowania również w odniesieniu do podmiotów zatrudniających, jeżeli w swoich firmach prowadzą pracownicze programy emerytalne (PPE) i odprowadzają z tego tytułu składki. Z tym, że to zwolnienie jest możliwe, o ile spełnione są określone kryteria.

Etapy wdrażania PPKUstalenie stanu zatrudnienia na określony dzieńZaplanowanie budżetuPrzygotowanie systemu kadrowo-płacowego oraz przeszkolenie pracownikówUstalenie zasad współpracy z reprezentacją pracowników lub organizacją związkowąWybór instytucji zarządzającejPodpisanie umowy o zarządzaniePodpisanie umowy o prowadzenie PPK i zgłoszenie osób zatrudnionychOdprowadzanie wpłat na rachunki PPK osób zatrudnionych